OFERTA DE
EDUCACIÓN CONTINUA
EDUCÓN

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PREÁMBULO

La ASOCIACION RED DE EDUCACIÓN CONTINUA DE LATINOAMERICA Y EUROPA, identificada con NIT 830.069.058-5, entidad sin ánimo
de lucro dedicada a impulsar el desarrollo de la educación continua y del aprendizaje a lo largo de la vida, promoviendo
modelos flexibles, inclusivos y de alta calidad que respondan a los desafíos del entorno global, con domicilio principal
en la Carrera 69 No 80 – 45 piso 5 de la Ciudad de Bogotá, en adelante denominada «RECLA», reconoce la importancia de la
seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general
de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal.

TÍTULO I – DEFINICIONES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, se establecen las
siguientes definiciones:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de
    datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
    determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
    con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio
    con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
    recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TÍTULO II – MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO

En virtud de la presente política se aplicarán los siguientes referentes normativos de Colombia:

  1. Constitución Política de Colombia, artículo 15.
  2. Ley 1581 de 2012.
  3. Decreto Único 1074 de 2015.
  4. Decretos Reglamentarios 1377 de 2013.
  5. Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  6. Jurisprudencia aplicable.
  7. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

TÍTULO III – PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO

El procesamiento de datos personales que se lleve a cabo en RECLA se regirá por los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en el tratamiento: Todas las operaciones de recolección, almacenamiento, uso,
    circulación y supresión de datos personales se ejecutan en estricto cumplimiento de las disposiciones
    constitucionales y legales vigentes, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
  2. Principio de finalidad legítima: El tratamiento de datos personales obedece exclusivamente a propósitos
    legítimos, específicos y explícitos, informados previamente al titular. Los datos no serán utilizados para
    finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron inicialmente recopilados.
  3. Principio de autonomía y libre determinación: El tratamiento de datos personales requiere el
    consentimiento libre, previo, explícito e informado del titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por
    la ley.
  4. Principio de veracidad e integridad de la información: RECLA garantiza que los datos personales objeto de
    tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  5. Principio de transparencia e información: Los titulares tienen derecho a conocer en cualquier momento, de
    forma gratuita y sin restricciones, la información relacionada con la existencia de datos que les conciernen,
    así como las condiciones de su tratamiento.
  6. Principio de acceso controlado y circulación limitada: El acceso a los datos personales está restringido
    únicamente al personal autorizado por el titular o habilitado por mandato legal. La circulación de información
    se limita estrictamente a lo necesario para cumplir las finalidades autorizadas.
  7. Principio de seguridad integral: RECLA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas
    para proteger los datos personales contra riesgos de destrucción, pérdida, alteración, divulgación o acceso no
    autorizado, considerando el estado de la tecnología y la naturaleza de los datos.
  8. Principio de confidencialidad y reserva: Todos los datos personales de naturaleza privada mantienen su
    carácter reservado. Las personas que intervienen en cualquier fase del tratamiento están obligadas a garantizar
    la confidencialidad de la información, obligación que persiste aún después de finalizar su relación con RECLA.
  9. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservan únicamente durante el período necesario para
    cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, respetando los términos legales de conservación y los
    derechos del titular a la supresión cuando corresponda.

TÍTULO IV – FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

RECLA recopila y procesa datos personales exclusivamente para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de sus
obligaciones legales. Los datos serán utilizados para los siguientes propósitos claramente definidos:

  1. Operaciones administrativas y financieras
    1. Gestión de Relaciones Comerciales
      1. Establecimiento y mantenimiento de vínculos contractuales con clientes, proveedores y aliados
        comerciales.
      2. Evaluación y análisis de riesgos.
      3. Procesamiento de órdenes de compra, facturación y gestión de pagos.
      4. Administración de garantías y pólizas.
    2. Cumplimiento de Obligaciones Fiscales y Contables
      1. Elaboración y presentación de declaraciones tributarias ante entidades gubernamentales.
      2. Mantener registros contables y financieros conforme a la normatividad vigente.
      3. Emisión de certificados tributarios y documentos contables requeridos por ley.
      4. Soporte a procesos de auditoría externa e inspecciones fiscales.
      5. Cumplimiento de requisitos legales y solicitudes por parte de la Revisoría Fiscal.
    3. Administración Documental y de Contratos
      1. Creación, seguimiento y archivo de contratos y acuerdos comerciales.
      2. Gestión de documentos legales y administrativos.
      3. Control de vencimientos, renovaciones y modificaciones contractuales.
  2. Gestión del talento humano
    1. Procesos de Vinculación Laboral
      1. Reclutamiento, selección y evaluación de candidatos para posiciones vacantes.
      2. Verificación de referencias laborales, académicas y personales.
      3. Realización de estudios de seguridad y verificación de antecedentes.
      4. Formalización de contratos de trabajo y documentación legal requerida.
      5. Formalización de contratos de aprendizaje.
    2. Administración de Personal
      1. Gestión de nómina, prestaciones sociales y beneficios legales y/o extralegales.
      2. Control de asistencia, permisos, vacaciones y novedades laborales.
      3. Evaluación de desempeño y programas de desarrollo profesional.
      4. Administración de dotación, elementos de trabajo y herramientas corporativas.
    3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
      1. Implementación de programas de medicina preventiva y del trabajo.
      2. Gestión de exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos, retiro).
      3. Investigación y reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
      4. Capacitación en seguridad industrial y manejo de riesgos ocupacionales.
  3. Actividades comerciales y de mercadeo
    1. Desarrollo de Negocios
      1. Identificación de oportunidades comerciales y análisis de mercado.
      2. Elaboración de propuestas comerciales y presentaciones a clientes.
      3. Seguimiento a procesos de licitación y contratación.
      4. Análisis de satisfacción del cliente y asociados y mejora continua de servicios.
    2. Comunicaciones Comerciales
      1. Envío de información sobre productos, servicios y promociones.
      2. Invitaciones a eventos, seminarios, capacitaciones y conferencias.
      3. Distribución de boletines informativos y contenido de interés sectorial.
      4. Comunicación de cambios en servicios o condiciones comerciales.
    3. Estudios de Mercado y Análisis Estadísticos
      1. Investigación de tendencias de mercado y comportamiento del consumidor.
      2. Análisis de efectividad de campañas publicitarias y comerciales.
      3. Desarrollo de perfiles de cliente, asociado y segmentación de mercados.
  4. Seguridad corporativa y tecnológica
    1. Administración de Sistemas de Información
      1. Gestión de usuarios, perfiles y permisos en sistemas informáticos.
      2. Administración de licencias de software y herramientas tecnológicas.
      3. Monitoreo de uso adecuado de recursos informáticos corporativos.
      4. Implementación de medidas de ciberseguridad y protección de datos.
  5. Cumplimiento normativo y legal
    1. Atención a Requerimientos Oficiales
      1. Respuesta a solicitudes de información de entidades de control y vigilancia.
      2. Cumplimiento de reportes exigidos por organismos regulatorios.
      3. Colaboración en investigaciones administrativas, judiciales o fiscales.
      4. Presentación de informes estadísticos y de gestión ante autoridades competentes.
    2. Gestión de Riesgos y Compliance
      1. Implementación de sistemas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
      2. Verificación de listas de control (ONU, OFAC, listas nacionales).
      3. Evaluación y gestión de riesgos operacionales, reputacionales y regulatorios.

TÍTULO V – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
  4. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
  5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  6. Conocer la política de datos personales de RECLA.

TÍTULO VI – TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

RECLA podrá transferir y/o transmitir información personal a terceros responsables dentro y fuera del territorio
nacional, con estricta sujeción a esta política y previa autorización del Titular y se cumplan las siguientes
condiciones:

  1. El país de destino proporcione niveles adecuados de protección.
  2. Se hayan implementado las garantías adecuadas.
  3. Se cuente con autorización expresa del titular.
  4. Se cumplan las condiciones establecidas en la normatividad vigente.

TÍTULO VII – AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

Para el tratamiento de información personal, RECLA solicitará autorización previa e informada de los titulares. Esta
autorización podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. conservando prueba de las autorizaciones
obtenidas.

TÍTULO VIII – PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

RECLA dispondrá de canales y procesos para atender consultas y reclamos de los titulares de datos personales:

    1. Consultas: El titular de la información, sus causahabientes o cualquier persona con interés
      legítimo podrá realizar consultas sobre sus datos personales a través de comunicación escrita de manera física o
      electrónica:
      Requisitos:

      1. Identificación completa del titular (nombre y documento de identidad).
      2. Descripción clara y expresa del motivo de la consulta.
      3. Acreditación del interés legítimo con soportes.
      4. Dirección física o electrónica para recibir respuesta.

      Proceso:

      1. Término de respuesta: 10 días hábiles contados desde la recepción.
      2. Prórroga: 5 días hábiles adicionales si se requiere (informando al titular).
      3. Medio de respuesta: Mismo canal por el cual se recibió la consulta.
    2. Reclamos: El titular, sus causahabientes o personas con interés legítimo podrán presentar
      reclamos cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida o adviertan
      incumplimiento de deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012
      Requisitos:

      1. Identificación completa del reclamante.
      2. Descripción clara y precisa de los hechos que originan el reclamo.
      3. Acreditación del interés legítimo con documentos de soporte.
      4. Dirección física o electrónica para recibir respuesta.

      Proceso:

      1. Verificación: Máximo 3 días hábiles para confirmar que se encuentran completos los documentos.
      2. Subsanación: Si está incompleto, 5 días hábiles para que el titular complete información.
      3. Respuesta: 15 días hábiles desde recepción completa del reclamo.
      4. Prórroga: 8 días hábiles adicionales si se requiere (informando al titular).

Casos especiales:

    1. Si RECLA no es competente: deberá informar al interesado dentro de los 3 días hábiles siguientes de su falta
      de competencia para dar respuesta de fondo a la solicitud.
    2. Si el titular no completa información: desistimiento tácito a los 2 meses.
    3. Solicitudes de supresión: no proceden cuando existe deber legal/contractual.

TÍTULO IX – ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

RECLA dispone de canales específicos para atender consultas y reclamos:
Canales de atención:

    1. Correo electrónico: [email protected]
    2. Dirección física: Carrera 69 No 80 – 45 piso 5, Bogotá D.C., Colombia.
    3. Teléfono: +573195959158
    4. Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm Jornada continua

Responsable:Catalina Rodriguez Amaya – Gerente

TÍTULO X – MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

RECLA se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones se realizarán conforme
al siguiente procedimiento:

  1. Publicación previa: 15 días de antelación a su implementación.
  2. Medios de comunicación: Página web, correo electrónico o mecanismo habilitado
  3. Derecho de los titulares: Pueden solicitar supresión de datos si no están de acuerdo con las nuevas políticas
  4. Excepción: No se podrá solicitar supresión mientras se mantenga vínculo contractual con LA ASOCIACIÓN.

TÍTULO XI – DERECHOS DE MENORES DE EDAD

En el tratamiento de datos de menores de edad, RECLA:

  1. Asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
  2. Requerirá autorización de los representantes legales
  3. Implementará medidas especiales de protección

TÍTULO XII – DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RECLA en su calidad de responsable del tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente sobre la finalidad de la recolección y derechos del titular.
  4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
  5. Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa y actualizada.
  6. Actualizar la información y comunicar novedades oportunamente.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  8. Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir respeto de condiciones de seguridad y privacidad.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones de seguridad.

TÍTULO XIII – MEDIDAS DE SEGURIDAD

RECLA implementará las siguientes medidas de seguridad necesarias para la debida custodia de los datos personales
recolectados.

TÍTULO XIV – VIGENCIA

La presente política estará vigente desde el 1/07/2025 y permanecerá en vigor hasta ser modificada conforme a los
procedimientos establecidos.